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13 consejos para abrir una cafetería exitosa

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En todo el mundo, los expertos estiman que la gente bebe alrededor de 2.500 millones de tazas de café al día. Se prevé que las ventas en el mercado listo para beber, que incluye las cafeterías, crecerán un 67% de aquí a 2022. Además, el café y otras tiendas listas para beber muestran una increíble resistencia en los mercados volátiles, ayudando a eliminar parte de la incertidumbre asociada a la propiedad de pequeñas empresas. Si ha pensado en combinar su amor por el café con su espíritu emprendedor, puede que sea el momento de probar su mano para abrir una cafetería.

Lo que necesita para abrir una cafetería

Aparte de un amor por ese dulce java, querrás conseguir algunas cosas para poner tu tienda en marcha. Para ayudar con esto, Jack Wilson, propietario de Radio Café y Cerveza en Austin, Texas, y Marc Renson, propietario de Ambition Bistro en Schenectady, Nueva York, se alejaron de la elaboración de cerveza y sirvieron para ofrecer 13 consejos a los posibles propietarios. Esto es lo que recomiendan que se considere al abrir una cafetería:

1. Escriba un plan de negocios para su cafetería

Uno de los pasos más vitales que darás para comenzar tu cafetería es escribir un plan de negocios. Este documento detalla:

  • Cuál es tu negocio y a quién sirve
  • Cómo será rentable
  • Su mercado objetivo (demografía de los clientes principales)
  • Sus competidores
  • Proyecciones de ventas e ingresos
  • Hitos y objetivos

Mantén tu plan de negocios en orden...

Antes de sumergirse en la creación de un plan de negocios tradicional y de forma larga, recomendamos crear un lanzamiento de una página. Esto le permitirá validar rápidamente su idea de negocio y tener una buena idea de quién es su mercado, cómo va a llegar a él, y encontrar formas de diferenciarse de sus competidores. ¿Servirá exclusivamente los "pour-overs"? ¿Utilizará únicamente molinos de café de alta gama y variedades de granos? ¿Incluirá también productos horneados en su menú?

Similar a un exhaustivo resumen ejecutivo, este lanzamiento de una página o Plan Lean es una forma más rápida y eficiente de planificar su negocio.

¿Necesita ayuda para empezar? Consulte nuestras plantillas de planes de negocios para obtener orientación. Son ejemplos gratuitos del mundo real para que trabajes con ellos y están disponibles para descargar y editar como documentos de Word. Tanto si está empezando un pequeño café y un cibercafé como si está en una cafetería, hay una plantilla de plan de negocios -un ejemplo de plan de negocios- que se adapta a las necesidades de su cafetería.

Plan de negocios de un quiosco de café

Lea cómo The Daily Perc abrió puestos de café de autoservicio y móviles, sirviendo bebidas de café y otras bebidas a su mercado objetivo: viajeros diarios y consumidores cautivos.

Plan de negocios de la cafetería

Este plan de negocios de muestra describe cómo Dark Roast Java atrajo a una clientela diversa con su decoración de vidrio de arte mediterráneo.

Plan de negocios de un cibercafé

El Café Internet JavaNet era un verdadero plan de muestra de negocios visionario cuando fue escrito, y con la mayoría de las casas de café adoptando alguna forma de este plan, es obvio que era una idea adelantada a su tiempo.

Plan de negocios del Café Bistro Coffeehouse

El plan de negocios de muestra del Watertower Cafe describe cómo el café se establecerá como un "destino" de elección para los numerosos residentes del área metropolitana de Atlanta, así como para numerosos visitantes de fuera de la ciudad, al ofrecerles alimentos de alta calidad a precios asequibles, productos a base de café y entretenimiento.

Plan de negocios de la tostadora de café

Beanisimo Coffee es una tostadora de café de arranque en Salem, Oregon. El fundador Frank Jones tiene como objetivo llevar las tradiciones y recetas del viejo mundo italiano para satisfacer la necesidad del mercado de cafés de primera calidad. Su mercado objetivo son las cafeterías, restaurantes y tiendas de comestibles.

La clave para que un plan de negocios de muestra sea útil es tomarse el tiempo de modificarlo para que sea adecuado para su negocio. Gran parte del beneficio de crear un plan de negocios está en el proceso de pensar en cada parte del plan. ¿No está seguro de si necesita un plan? Revise este artículo sobre las razones por las que es importante tener un plan de negocios.

2. Encuentre la mejor ubicación para su cafetería

Para tener éxito, necesitas el lugar adecuado para tu cafetería. Quieres algo que se ajuste a los siguientes parámetros:

  • Una ubicación céntrica y de fácil acceso
  • Es muy visible y experimenta un tráfico peatonal constante
  • Un espacio que se ajusta a tu visión

Jack Wilson, el dueño de Radio Café y Cerveza, advierte que encontrar este lugar de ensueño no ocurrirá de la noche a la mañana.

Su equipo recorrió ciudad tras ciudad, explorando cada lugar, incluso llegando a contar el tráfico de peatones a mano. Buscaba un antiguo restaurante, para no tener que remodelar todo desde cero. Finalmente, un día, cuando dejó las llaves en la acera, vio un pequeño cartel de "se vende" en la ventana de una antigua taberna. Después de meses de búsqueda, encontró su lugar.

Tengan en cuenta que los espacios de los restaurantes efectivos son muy buscados y difíciles de encontrar. Puede llevar un tiempo encontrar el lugar adecuado, pero para un tipo de negocio que se beneficia de la facilidad de acceso y el tráfico casual, vale la pena tomarse el tiempo para encontrar el lugar adecuado.

3. Crear un plano de planta

Un plano sólido y acogedor es vital para una cafetería. Quieres que los clientes tengan espacio para formar una línea, que los empleados tengan los materiales que necesitan a su alcance para un acceso rápido y una zona de asientos confortable. Al igual que con la búsqueda de una ubicación, tomará algún tiempo para producir un buen plano de planta.

De acuerdo con Wilson, deberías "caminar por cada escenario que se te ocurra", dice. "Si estás haciendo café, ¿qué necesita estar cerca de ti? Si eres un cliente, ¿qué quieres en una zona de asientos? Visualiza todo lo que puedas y empieza a poner esas ideas por escrito."

Trabajar en el plano de tu cafetería no sólo te da una visión de la marca y la distribución, sino que también puede ser una pieza efectiva de tu discurso ante los inversores.

Aquí hay algunos sitios web gratuitos que puede utilizar para iniciar su proceso de planificación. Una vez que haya elaborado un boceto inicial en papel, conéctese a Internet y hágalo realidad.

Autodesk Homestyler (gratis): Esta es probablemente mi opción favorita. Puede empezar a diseñar su suelo desde cero o elegir entre una galería de diseños para personalizarlos con su propio aspecto. De hecho, incluso hay una opción para experimentar con productos y marcas del mundo real. Cuando termines, podrás compartir el diseño como parte de tu proceso de planificación. Incluso puede ser usado como parte de tu discurso ante potenciales inversores.

Floor Planner: Este software es limpio y fácil de usar, con muchos muebles de arrastrar y soltar y otros elementos para completar su diseño. Permite la visualización en 2 y 3 dimensiones de sus diseños y puede ser fácilmente impreso si es necesario.

Gliffy: Si bien no es la solución de plano de piso, he incluido Gliffy en esta lista de todos modos, debido a que es un conocido diagrama y aplicación de diagrama de flujo. Si lo has usado antes, tal vez quieras intentar minimizar la curva de aprendizaje y pasar directamente al diseño. Mientras estás en ello, puedes incluso trazar tu análisis SWOT.

4. Contratar a un contador

Uno de los mejores consejos que Wilson dice que puede ofrecer a un nuevo dueño de cafetería es entregar sus libros a un contador. Además de quitarle un tiempo valioso al negocio, tener un experto en números funciona a tu favor.

"No serás tan duro contigo mismo como a veces podrías necesitar serlo", dice Wilson. "Además, harás suposiciones que un contador no haría".

En realidad, su contador es en realidad su asesor de pequeñas empresas. Asegúrate de encontrar a alguien que crea en ti y que pueda ayudarte a lograr tus objetivos empresariales. Si no puede contratar un contador de inmediato, también puede buscar una opción en línea como QuickBooks. El beneficio del software de contabilidad en línea es que tendrá una visibilidad directa de las finanzas diarias de su negocio. Como beneficio adicional, también se integra directamente con el software de planificación de negocios LivePlan, permitiéndole comparar activamente los pronósticos y los datos reales en un instante.

Ambas son grandes opciones para manejar sus finanzas, y la decisión depende totalmente de su situación y nivel de experiencia.

5. Obtener financiación de fuentes locales

Encontrar fondos para la puesta en marcha de una cafetería puede ser difícil. Renson sugiere hablar con amigos y familiares sobre la inversión en su cafetería primero. Preséntales un plan de negocios sólido y pídeles que inviertan en tu negocio.

Si la financiación a través de su familia no es una opción, o si necesita más dinero del que su familia puede proporcionar, Renson sugiere buscar opciones de préstamos locales. En algunos casos, las ciudades ofrecen programas de asistencia empresarial para compensar los costos. Considere un préstamo respaldado por la SBA o vea si un banco o cooperativa de crédito local es una opción. Tenga en cuenta que cualquier préstamo bancario requerirá que usted muestre evidencia de que su negocio ya tiene alguna tracción. Quieren saber que usted es un riesgo razonable. Por lo tanto, si aún no está en funcionamiento, hay otras opciones para poner en marcha su negocio que podría considerar.

6. Ahorre dinero para sus gastos personales

Cuando identifique los costos de inicio, no olvide que debe considerar sus propios gastos personales junto con su negocio. Todo su tiempo y energía se dedicará a su nuevo negocio, que potencialmente no será rentable hasta dentro de seis meses, incluso si empieza a generar ingresos inmediatamente.

Por lo tanto, planee con anticipación. Renson sugiere que se asegure de reservar suficiente dinero para cubrir sus gastos personales durante al menos seis meses, si no más. Tendrás que decidir si es posible llevar tu cafetería mientras trabajas en otro empleo o en un trabajo complementario o si podrás concentrarte únicamente en tu nuevo negocio.

También querrás entender el concepto de flujo de caja. Teniendo en cuenta que más de la mitad de los negocios que fracasan son rentables sobre el papel cuando fracasan, querrá estar seguro de que entiende cuánto dinero en efectivo necesitará a mano.

7. Buscar todo en la tienda

Mientras estás en las etapas de planificación y financiación y trabajando con tus finanzas, mantén una lista u hoja de cálculo de todos los gastos de inicio que estés viendo para que puedas comparar precios.

Antes de comprar, trata de obtener al menos dos cotizaciones de precios para cada artículo para no perder dinero en necesidades básicas o gastos recurrentes. Usa el internet para tu ventaja y busca los mejores precios en todo, desde las sillas cómodas hasta las máquinas de espresso.

8. Conecta tu corazón en red

Tener un lugar caliente y preparar un café de calidad superior sólo te llevará hasta cierto punto. Necesitas hacer una red para mantener una conexión con el área y atraer más clientes. Busca unirte a la cámara de comercio local, a una asociación de negocios, o asociarte con una organización benéfica local. Sea visible en su comunidad local y consiga socios dedicados mucho antes de abrir sus puertas.

9. Desarrolle su plan de marketing - antes de abrir

Si empiezas a comercializar el día que abras, ya estás atrasado. El día de la inauguración, quieres que la gente se emocione al entrar. Querrás desarrollar tu estrategia de marketing y empezar a anunciar a los clientes potenciales varios meses antes de la apertura.

Opciones de marketing asequibles a considerar:

  • Asociarse con otros negocios locales proveyendo café gratis a cambio de publicidad en el lugar.
  • Aproveche los medios sociales como comunicación directa con sus clientes.
  • Participe en eventos locales, proveyendo muestras de café especial gratis antes de su gran apertura.
  • Haga una pequeña campaña de correo directo o de correo electrónico que envíe cupones a los residentes o negocios locales.
  • Llama a todo el mundo, incluyendo a los medios de comunicación, para contarles tus planes para abrir la tienda.

No te olvides de mostrar algo de amor al exterior de tu negocio. Esta puede ser una simple herramienta de marketing que no sólo despierta la emoción, sino que establece una marca para tu local.

10. No te concentres sólo en el interior del edificio

Es probable que te estreses por cada pequeño detalle de tu tienda, desde qué cuadros colgar en la pared hasta el sistema de punto de venta (POS System) que usarás. Dicho esto, puede ser muy fácil ignorar el exterior de su tienda o el carrito de café, lo que contrasta directamente con la elección de un lugar con mucho tráfico peatonal.

De acuerdo con Wilson, querrás "prestar atención a la jardinería, señalización y apariencia exterior porque es lo primero que la gente ve". Algunas personas deciden si entran o no basándose en su primera impresión del edificio, así que haz que cuente.

Al crear un exterior limpio y único, comenzarás a crear un zumbido en tu comunidad. La gente comenzará a preguntarse, ¿quién se está instalando allí? Cada pequeña cosa que puedas hacer para atraer la atención hacia tu cafetería puede servir como una herramienta de marketing.

11. Tener una actitud positiva...

Como en todo negocio, tendrás que enfrentarte a desafíos para hacer despegar tu tienda. Renson dice que es necesario mantener una actitud positiva cuando las cosas no van como tú quieres. No sólo beneficia su perspectiva, sino que muestra un fuerte liderazgo a sus empleados y una presencia acogedora para los clientes.

Fíngelo si es necesario. Si adquiere el hábito de mantener una actitud optimista, aunque no sea genuina para empezar, eventualmente se enseñará a sí mismo a mantenerse optimista y mantendrá a los que lo rodean optimistas y listos para trabajar.

12. Contratar lentamente

Necesitas ayuda en la caja registradora, esperando a los clientes y haciendo bebidas, pero no contrates a mucha gente demasiado rápido. Renson sugiere contratar a algunos amigos o vecinos que se ofrezcan a ayudarte las primeras semanas. Poco a poco, traiga personal según sea necesario.

Contratar personal de confianza puede ser difícil. No importa qué tan bien lo haga alguien en una entrevista, no sabes qué tan bien encaja hasta que está en el piso. Vigila de cerca la caja registradora, sugiere Renson, y no temas dejar ir a la gente si están perjudicando el negocio.

13. Establecer altos estándares

Está bien establecer altos estándares para sus empleados y el negocio en general. Eso no quiere decir que debas microgestionar a tus empleados. Querrá centrarse en la formación efectiva de su personal desde el principio y en la creación de un flujo de trabajo efectivo que fomente la colaboración y el trabajo de alta calidad. Su capacidad para hacer buenas bebidas de café rápidamente tendrá un impacto en la lealtad y satisfacción del cliente.

Comenzar una cafetería independiente es un trabajo duro, pero eso no significa que tenga que ser una lucha a largo plazo. Si te centras en establecer estas piezas centrales mientras desarrollas tu plan de negocios de la cafetería, te establecerás para el éxito desde el principio.

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